Şu an gece yarısı. iPhone’umun yastığımın yanında çınladığını duyduğumda uyuyorum. Patronumdan bir e-posta…
Toplantımız Cuma gününe alınmıştır.
Karanlığın içinden gözlerime vuran beyaz ışığa gözlerimi kısarak, hevesle telefonumu kaydırarak açtım. E-postayı buldum ve anında yanıtladığımdan ÇOK ETKİLENECEĞİNİ bilerek hemen yanıtladım.
Bu yüzden, saat 12:04’te gönder’i tıklatarak dört dakika içinde yanıt veriyorum. Gece yarısı e-postayı gönderdikten dört dakika sonra yanıt verdiği için ŞİMDİYE KADARKİ EN İYİ ÇALIŞAN olduğumu düşünecekti!!!!!!
……. Eğer alayım orada açıkça ortaya çıkmadıysa, yukarıdaki durum hiç yaşanmadı.
Bu asla olmayacaktı.
Aklı başında hiçbir yönetici gece yarısı yanıt beklemez. Ve aklı başında hiçbir çalışan bir e-postayı yanıtlamak için derin uykusundan uyanmaz. Yine de aynı tavsiyeyi defalarca duyuyoruz: “Gece geç saatlerde e-posta göndermeyin.”
Önerilen makale: sosyal medya nedir hakkında bilgi almak ve güncel sosyal medya haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Gece yarısı e-postalarının ekibinize zarar verdiğini söylüyorlar. Diğer kişinin yanıt vermek zorunda hissettiğini söylüyorlar. E-postanızı taslak olarak kaydetmeniz ve ardından sabah göndermeniz gerektiğini söylüyorlar.
Ben de bunun BS olduğunu söylüyorum.
Aslında, canımız istediğinde (saat 07:00, 14:00 veya gece yarısı) e-posta göndermezsek:
Bu nedenle, gece yarısı e-postası kişisel programımıza en uygunsa, öyle olsun. İstediğiniz zaman gönder’i tıklayın. Taslak olarak kaydetmeyin ve sabaha kadar bekleyin. Bu modası geçmiş ve korkunç bir tavsiye.
İşte bu yüzden, araştırmalar, veriler ve katı gerçeklerle doğrulanmış e-postaları (eğer programımıza uyuyorsa) geceleri göndermemiz GEREKİR.
“E-posta gece değil, gündüz gönderilmelidir.”
İnsanlar e-posta görgü kurallarını tartışırken, genel tavsiye gece geç saatlerde e-posta göndermenin uygun olmadığını söyler. E-postaların gün içinde gönderilmesi gerektiğini söylüyorlar. Ancak bu, enerjiye değil, zamana dayanmaktadır.
Ama gerçekte, zamanımızı değil, enerjimizi optimize etmeliyiz.
E-posta, enerjimiz en düşük olduğunda (zamandan bağımsız olarak) ele alınmalıdır.
İki ana görev grubu vardır:
1. Yüksek zihinsel enerji gerektiren işler
2. Yüksek zihinsel enerji gerektirmeyen işler
Biyolojik saatimiz, enerji gelgitleri olan ultradian ritimler adı verilen 90 ila 120 dakikalık aralıklarla çalışır.
Bu nedenle, en fazla enerjiye sahip olduğumuzda, yüksek enerjili işler yapıyor olmalıyız. En düşük enerjimizle, düşük enerjili işler yapmalıyız. Farkı açıklığa kavuşturmak için işte birkaç örnek:
E-postayı işlemek yorucu değildir. Ve düşük enerjili görevleri (ör. e-posta) enerjimiz en düşük seviyedeyken üstlenmemiz gerektiğine göre, bu ne zaman olur?
Hepimiz farklıyız. Ancak birçok insan için geceleri çok enerjik değiliz. Bu nedenle, e-posta göndermek için mükemmel bir zaman.
Bu, ilginç bir soruyu gündeme getiriyor: Gece geç saatlerde e-postalar gönderirsek, bu, meslektaşlarımızı yanıt vermeleri için baskı yapmaz mı?
“Gece geç saatlerde e-posta göndermeyin çünkü bu, meslektaşlarınıza yanıt vermeleri için baskı yapar.”
Gece geç saatlerde gönderilen e-postalarla ilgili en yaygın şikayet, en kısa sürede yanıt vermemiz gereken, kendi kendimize yaptığımız bir suçluluk duygusudur:
“Patronum bana gece geç saatlerde bir e-posta gönderirse, bu garip sosyal baskıyı ve yanıt verme zorunluluğunu hissederim.”
Buradaki sorun gece geç saatlerde gelen bir e-posta değil; asıl sorun zayıf iletişimdir. Ekibin beklentileri net bir şekilde iletmemiş olması.
İş arkadaşları arasındaki e-posta beklentilerini netleştirin.
Gece geç saatlerde gelen e-postalara yanıt vermeyle ilgili beklentiler tartışılmazsa, dahili olarak çözülmeden kalan başka sorunlar var mı? Yetersiz iletişim nedeniyle önemli projeler darbe mi alıyor?
Buradaki çözüm basit: iş arkadaşlarınıza acil bir yanıt beklemediğimizi netleştirin. Hazır başlamışken, tartışılmamış diğer soruları ele alın.
Örneğin, sürekli olarak gece yarısı ile sabah 3 arasında e-posta gönderdiğim editörüme gönderdiğim e-postayı burada bulabilirsiniz (evet, tuhaf bir gece kuşuyum):
Ertesi gün saat 11’de Anum yanıt verdi:
Ve aynen böyle, beklentiler belirlenir.
Bu, başka bir soruyu gündeme getiriyor: İş arkadaşlarımızla beklentileri belirleyebiliriz, peki ya işimizin dışındaki insanlar? Onlara gece yarısı e-posta göndermek uygun mudur?
“Gece geç saatlerde gelen e-postaları taslak olarak kaydedin, ardından sabah gönderin.”
Şirketimizin dışındaki kişilere e-posta gönderirken, gece yarısı gönder’e tıklamak şüphelidir. Genel tavsiye, e-postayı taslak olarak kaydetmeniz ve sabah göndermenizdir.
Dikkatimizin dağılmasına eğilimli olmamız dışında. Ertesi gün bir e-posta göndermeyi planlasak bile muhtemelen unutacağız.
Böylece bu sorunu tamamen ortadan kaldırmak için teknolojiden yararlanabiliriz.
Ertesi gün için e-posta planlayın.
Bu senaryoyu hayal edin.
Saat 23:27 ve e-postalara yetişiyoruz. Daha önce potansiyel bir müşteriden gelen bir e-postayı kaçırdık, ancak 23:27’de gönder’e bastığımızda garip hissediyoruz. Bu yüzden taslak olarak saklıyoruz ve kendimize sabah göndereceğimizi söylüyoruz.
Ertesi sabah işe giderken müdürümüz bizi kapıda tutar gibi tutuyor. Kritik bir durum var. Üzerinde çalıştığımız projede büyük bir hata var. En büyük müşterimiz düşmek üzere. Bu yüzden, bu felaketten kaçınmak için mümkün olan her şeyi yaparak sorunu çözmek için acele ediyoruz.
İki gün sonra sorun çözüldü. AMA HAYIR!!! BU E-POSTAYI TASLAĞIMIZDA OLDUĞUNU UNUTMADIK!!
email-scheduling-feature_1-1.jpgAma şimdi çok geç.
Gece yarısı e-postasını taslak olarak kaydettiğimiz için olası bir müşterimizi kaybettik.
Ertesi sabah e-postaları planlamak için teknolojiden yararlanarak bu hatayı tamamen önleyebiliriz (sağdaki resme bakın). Bir e-posta planlama aracıyla, e-postaları 23:27’de veya en üretken olduğumuz saatte yazabilir ve ertesi sabah herhangi bir saatte göndermek üzere planlayabiliriz. Hepsi bir düğme tıklamasıyla.
Bu, başka bir ilginç soruyu gündeme getiriyor: Zaten geceleri e-posta göndermenin amacı nedir? İnsanlar geceleri e-postalarını kontrol edemeyecek kadar meşgul değiller mi?
“Geceleri e-posta göndermeyin çünkü insanlar onları okumaz.”
Son korkunç tavsiye, insanların geceleri e-postaları okumadıklarını gösteriyor. Bu gerçeklerden daha fazla olamazdı.
Bazı insanların e-postaları geceleri okuma olasılığı daha yüksektir.
Experian tarafından yapılan AAdWeekInfographic.png araştırması, en yüksek e-posta açık oranlarının %21,7 ile 20:00 ile 23:59 arasında olduğunu gösterdi. İkinci en yüksek açılma oranı %17,6 ile 12:00 ile 04:00 arasında olurken:
Bu, insanların e-postaları gece geç saatlerde, genellikle gün içinde açtıklarından daha sık açacaklarını doğrular.
Ancak elbette bu, beklentileri belirleme konusundaki ikinci noktamızı geçersiz kılmaz. İş arkadaşlarınız geceleri e-postaları açsalar bile, o zaman yanıt vermelerini BEKLEMEYECEĞİNİZİ açıkça belirtin.
Özetle, sorun geceleri e-posta göndermek değil.
Üretkenliğiniz için neyin en iyi olduğunu, ekibinizle hangi beklentilerin belirlendiğini ve hangi araçların elinizin altında olduğunu bulmaktır.
E-posta günün her saati alınır. Küresel, eşzamansız bir mesajlaşma platformudur. Çok önemli değil. Öyleyse, gece geç saatlerde e-posta gönderme konusunda stres yapmayı bırakalım ve e-posta iletişiminin nasıl iyileştirilebileceğini anlamaya başlayalım.
Çünkü dürüst olmak gerekirse, onları göndermek zararlı değil. Onları göndermemizi engellemek zararlıdır.
Pazarlama ve İnovasyon 